Cara Agar Acara Menjadi Meriah Dan Sukses
Bisnis

Cara Agar Acara Menjadi Meriah Dan Sukses

Mungkin ada beberapa dari anda ada yang kesulitan dalam membuat suatu acara menjadi meriah dan sukses. Atau mungkin anda hanya ingin tahu tentang teknis pembuatan acara-acara besar seperti acara seminar, konser, lomba, pagelaran seni, bahkan acara kecil seperti pembuatan pesta ulang tahun.

Tidak masalah. Anda bukan satu-satunya orang yang ingin tahu tentang pembuatan acara atau program. Tak peduli itu besar atau kecil, yang terpenting prosedurnya bisa membuat sebuah acara menjadi berhasil.

Orang zaman sekarang lebih banyak melemparkan dan memasrahkan perangkaian acara kepada yang ahli yaitu Event Organizer (EO). Kemudian kita hanya menyiapkan dana saja. Tapi itu wajar, karena dalam membentuk suatu agenda besar, diperlukan kecakapan dan kemahiran serta profesionalisme dalam menyusunnya.

Namun sebenarnya, jika mau, anda juga bisa mengadakan acara sendiri dengan membentuk tim sendiri tanpa harus menyewa Event Organizer. Kerja sama tin wajib dijalankan dalam membentuk acara, karena saya rasa jika tidak ada tim yang kuat makan tidak menutup kemungkinan acara tidak akan berjalan lancar.

Agar lebih jelasnya, silakan pertimbangkan beberapa hal yang harus anda lakukan jika anda ingin mengadakan suatu acara. Kami sudah menyiapkan daftar yang harus dilakukan untuk menyusun suatu acara. Beginilah cara untuk membuat acara besar sehingga bisa sukses:

1. Menentukan Posisi Acara

Ya, ini adalah role atau tugas yang harus diemban setiap anggota tim. Jangka waktu tanggung jawabnya adalah sejak sebelum event berlangsung sampai dengan event benar-benar selesai. Jadi, intinya adalah setiap orang akan punya tanggung jawab yang berbeda-beda. Tapi bukan berarti sebagai satu tim ngga saling ngingetin lho ya. Yang pasti, kasih brief yang jelas agar anggota tim kamu paham betul apa tugas dan kewajibannya

2. Menentukan Jenis Acara

Yang pertama harus anda lakukan adalah menentukan tipe acara yang ingin anda rancang. Apakah itu acara seperti perlombaan besar, seminar nasional, atau festival seni budaya yang dibuka untuk seluruh masyarakat yang berminat.

3.Menentukan Posisi Acara

Ya, ini adalah role atau tugas yang harus diemban setiap anggota tim. Jangka waktu tanggung jawabnya adalah sejak sebelum event berlangsung sampai dengan event benar-benar selesai. Jadi, intinya adalah setiap orang akan punya tanggung jawab yang berbeda-beda. Tapi bukan berarti sebagai satu tim ngga saling ngingetin lho ya. Yang pasti, kasih brief yang jelas agar anggota tim kamu paham betul apa tugas dan kewajibannya.

Tak mungkin anda hendak mengadakan suatu acara tapi anda tidak tahu acara apa, tujuannya untuk apa. Jadi, pertama dari semua, anda harus tahu dulu acaranya mau dikemanakan dan seperti apa.

4. Membuat Tema dan Konsep Acara

Anda perlu merancang konsep acara. Penentuan konsep dan tema acara sangat perlu karena menentukan bagaimana jalannya event.

Pemberian tema memberikan efek pada sub tema – sub tema di dalam acara tersebut. Katakanlah, tema dari acara konser anda adalah tentang alam. Maka, lagu-lagu yang dibawakan dalam pergelaran seni musik tersebut baiknya bertemakan alam seperti lagunya Ebiet G. Ade.

5. Siapkan Kebutuhan

Dalam mengadakan sebuah event, anda tentunya butuh banyak kebutuhan. misalnya saja seperti aksesoris, ruangan dekorasi, desain logo, publikasi acara, hingga brand sponsor u yang dapat membantu agar acara anda mendapatkan pendanaan.

Semakin besar acaranya, semakin besar pula kebutuhannya. Jadi, tentukan kebutuhan anda secara matang-matang. Jangan sampai ada yang bolong dan mengandung celah kegagalan. Akan sangat disayangkan jika acara anda gagal karena pemetaan kebutuhan anda kurang dan tidak maksimal.

6. Rencanakan Anggaran

Dalam mengakomodasikan kebutuhan seperti barang-barang yang sifatnya harus diadakan dengan uang, anda tentu harus siap dana. Tulis semua list yang anda butuhkan, sehingga budget bisa terhitungkan.

Anggaran tersebut tentunya bisa digunakan untuk menyewa barang yang mungkin anda tidak punya, membeli kebutuhan konsumsi audiens atau partisipan, akomodasi seperti penginapan, atau kebutuhan lain yang menyangkut dengan acara anda.

Dalam menentukan anggaran, pastikan anda melakukan survei kebutuhan ke tempat-tempat seperti misalnya anda butuh memesan makanan, tanyakan berapa harganya untuk sekian jumlah peserta. Coba survei ke tempat lain atau tanya dengan orang yang mungkin punya wawasan tentang barang yang anda usahakan, siapa tahu ada yang lebih murah.

Anda dapat mendapatkan anggaran dari banyak sumber, misalnya anda mahasiswa dan anda mempunyai acara yang bagus, syukur-syukur bisa punya kredibilitas, anda bisa mengusulkan bantuan dana dari pihak dekan. Selain itu, anda bisa mendapatkan sokongan dana dari sponsor. Jadi, mungkin anda perlu mencari sponsor untuk membantu pendanaan acara anda.

7. Buat Tim dan Badan Badan

Pembentukan tim adalah suatu ke-primer-an karena dengan adanya tim, penyusunan acara dapat terselenggarakan dengan cepat. Anda harus membuat kelompok dengan di dalamnya terdapat anggota-anggota yang bertugas dalam perannya masing-masing, seperti seksi konsumsi menangani masalah supply makanan, seksi dekorasi yang mengurusi desain interior, pembuatan banner, dan segala macam yang anda butuhkan.

Pastikan anda membentuk tim yang sesuai dengan keahliannya masing-masing. Berikan juga kepala badan sebagai koordinator yang bertanggung jawab dalam jalannya setiap badannya, sehingga ada yang menjadi penanggung jawab.

8. Distribusi Tugas

Setelah tim dibentuk, ketua pelaksana menyusun tugas atau disebut sebagai job description kepada setiap tim. Nanti ketua tim akan membagikan tugas yang diberikan ke anggotanya.

Dengan adanya pembagian tugas yang jelas, setiap anggota bisa menjalankan job desc-nya dengan gamblang. Mereka bisa fokus pada tugasnya.

9. Berikan Deadline

Deadline atau batas akhir perlu diberikan. Tujuannya untuk pendorong anggota agar melakukan kewajibannya sebelum waktu yang ditentukan. Seksi acara, sebagai otak kegiatan juga harus sudah mempertimbangkan kenapa diberikan deadline pada waktu tertentu.

Pemberian deadline juga vital, karena manusia cenderung tidak melakukan tugasnya tanpa adanya dorongan. Dengan memberikan batas akhir dilaksanakannya tugas, yang mengemban tugas akan mendapat dorongan untuk melakukan karena akan ada konsekuensinya jika mengerjakan hingga telat deadline, seperti malu atau mungkin mendapatkan sanksi.

10. Rencanakan Plan B

Menyiapkan rencana cadangan jika rencana awal gagal sangat vital. Kadang rencana tidak berjalan mulus seperti yang diinginkan karena ada kendala di luar yang sudah direncanakan.

Datangnya hujan lebat dalam acara konser outdoor terbuka di alam bebas tentu dapat memberikan efek berbeda dibandingkan jika tidak terjadi hujan. Anda harus mempersiapkan plan B dalam menanggulangi plan A. Coba lakukan simulasi tentang kemungkinan buruk yang dapat terjadi sehingga anda bisa membuat rencana cadangan.

11. Kuatkan Kerja Sama Tim

Seluruh persiapan yang telah diancang-ancangkan tidak akan berbuah manis tanpa adanya kerekatan teamwork antar anggota. Anda harus mempunyai tim yang kuat kerja samanya sehingga pelaksanaan acara dapat berhasil dengan saling tolong menolong dan komunikasi yang baik.

12. Belajar dari Orang Berpengalaman

Pepatah mengatakan bahwa pengalaman adalah guru terbaik. Hal itu benar adanya. Belajarlah dengan orang yang sudah lama berkecimpung dalam hal yang berkaitan dengan realisasi acara anda, entah itu belajar dari orang yang pernah membuat acara serupa seperti anda, atau belajar tentang publikasi di dunia maya kepada pakar media sosial.

Agar semua berjalan lancar mungkin tidak ada salahnya ada mengikuti Cara Agar Acara Menjadi Meriah Dan Sukses.

Post Comment